HelferInnen für die #Subscribe10 gesucht


#1

Hallo liebe Community,

da sich bereits die Ersten von euch angeboten haben das Orga-Team bei der Subscribe 10 zu unterstützen, haben wir, wie schon zum 35C3, eine Tabelle angelegt in die ihr euch eintragen könnt:


SUBSCRIBE 10 Podcast-Konferenz beim Deutschlandfunk in Köln
#2

eingetragen


angeheftet, #3

#4

Habe mich mal eingetragen, aber was genau ist die “Slack-ID”? Ich weiß was Slack ist.


#5

Dein Nutzername dort


#6

Ich denke, es geht um deinen Nutzernamen im Slack vom sendezentrum, falls du dort drin bist.


#7

Ah, okay. Nee, bin ich nicht.


#8

Ich bin dabei /o/ Habe wohl meinen Stundenplan fürs Sommersemester noch nicht, daher sind die Uhrzeiten, wann ich da bin, noch unklar.


#9

Hallo,
ich hab mich in die Google-Tabelle eingetragen aber noch nix gehört von Euch.

Hab ich etwas übersehen?

Liebe Grüße
Marc


#10

Hallo Marc,

nein du hast nichts übersehen. Wir sind noch in der Planung und melden uns wenn wir soweit sind.


#11

Hallo zusammen, der HelferInnenplan ist im Werden.

WICHTIG!!! WIR BRAUCHEN NOCH HELFERINNEN AB FREITAG 10:00 Uhr!!!

Folgende Themenbereiche gibt’s:

  • VOC (Hut auf: Damino & datacop; Aufbau zu besetzen ab Freitag 10:00 Uhr)
  • Sendetisch (Aufbau zu besetzen ab Freitag 10:00 Uhr)
  • Info/Einlass (Hut auf: Jenny; Aufbau zu besetzen ab Freitag spätestens 12:00 Uhr - eher auch ab 10:00)
  • Springer (zu besetzen ab Freitag 10:00 Uhr)
  • Bühnenhelfer (Aufbau zu besetzen ab Freitag 14:00 Uhr (Soundcheck-Zeit))
  • Workshops / Raum-Check (zu besetzen ab Samstag (!) 10:00 Uhr)

AUCH WICHTIG!!! Wir brauchen auch noch Hut-auf-Positionen!
Also jeweils eine Person, die sich um einen Themenbereich kümmert. Das heißt nicht, dass diese Person die ganze Zeit selbst dort sitzen muss, aber zwischendrin mal schauen, ob es den Helferinnen gut geht, ob alle Schichten im Schichtplan besetzt sind, Ablösungen auch gekommen sind und ggf. schreien, falls es da zu Engpässen kommt.

Hut-auf wird noch gesucht für:

  • Sendetisch !!!1elf!
  • Bühnenhelfer
  • Workshops/Raum-Check

Mein Vorschlag ist, die Aufgaben für Freitag mal nach Team zu vergeben und für Samstag und Sonntag dann vor Ort einen lokalen analogen Papierplan zu machen, wo sich noch Menschen vor Ort dazu eintragen können. Dann ist das auch unabhängig davon, ob jemand Slack hat oder Google Sheets verwendet und obendrein für alle sichtbar, wo eventuell noch Lücken sind. Das motiviert Anwesende erfahrungsgemäß ganz gut, sich tatsächlich zu beteiligen.

Donnerstag ist von unserer Seite noch nicht viel zu tun, da sind vor allem die Aufbauarbeiten seitens des DLF (Saal bestuhlen, etc.).

Freitag brauchen wir 12-15 Helferinnen ab 10:00 bis 15:00 Uhr für die o.g. Stationen.

Genereller Plan für Freitag / Tag1
ab 10:00 (12-15 HelferInnen)
14:00 Soundcheck
ab 15:00 Eintreffen der BesucherInnen
ab 16:00 Betrieb im Saal
17:00 Start Eröffnung
ab 19:30 Gettogether im Foyer

Aufbau Podcastingtisch
1-2 Helfer

Aufbau Videoequipment
Infoscreens / Infobeamer / Animationen
-> Danimo & Clemens
2-3 Helfer pro Raum (Saal & Workshop A)

Aufbau Einlass & Info
Drucker aufbauen
Android Ticketscanner in Betrieb nehmen
TeilnehmerInnenschilder ausdrucken
Teilnehmerinnenschilder zusammen bauen
2 Leute

Materialien aufhängen
Poster
Banner
1-2 Leute

Navigationssystem
Schilder (C3Signs) ausdrucken & aufhängen
2 Leute

Aufbau TeilnehmerInnenwand
Aufbau Suche/Biete-Wand
1 Person

Aufbau HelferInnen Plan
1-2 Leute

Ab 16:00 dann “Konferenzprogramm”, also Übergang von Aufbau zu Regelbetrieb.
15:00 (!) Einlass besetzen (3 Leute)
16:30 Bühnenhelfer Saal besetzen
16:30 Stream Saal besetzen

-> https://pads.c3w.at/code/#/2/code/edit/KIqUrOi-62wchlNDpr9ZeJsX/
Bitte hier eintragen, dass wir den Freitag mal abgedeckt haben. Vor Ort gibt es dann den Papierplan für Sa & So.


#12

Donnerstag ist von unserer Seite noch nicht viel zu tun, da sind vor allem die Aufbauarbeiten seitens des DLF (Saal bestuhlen, etc.).

Lese ich den Absatz richtig, dass Hilfe am Donnerstag nicht notwendig ist? Kann mir vorstellen, dass wir bei einer Abnahme eher im Weg stehen, würde aber auch vorbeikommen, wenn etwas zu tun ist.


#13

Genau. Donnerstag brauchen wir noch keine Hilfe. Dafür dann ab Freitag früh.
Und natürlich auch am Samstag und am Sonntag.


#14

Ich glaub, hier sind grad ein paar Unsicherheiten im Raum. Bei der Arbeitsverteilung knirscht es gerade etwas - man merkt, die Subscribe wächst und das Skalieren macht noch etwas Mühe. Und wir machen die Orga auch auch grad das erste Mal - also danke für Euer Verständnis und vor allem Eure Mithilfe! :slight_smile:

Bei 300 Teilnehmer:innen und zwei Streaming-Räumen in einer neuen Location und mit neuem Orga-Team klappt das mit “auf Zuruf” leider nicht mehr so gut, daher rödeln wir grad etwas, aber wir kriegen das zusammen hin.

Ich weiß, es haben sich schon Menschen in eine Liste mit Ankunftszeiten eingetragen, aber ich tu mir grad schwer, diese fleißigen Helfer jetzt einfach zuzuteilen. Ich glaube, dass es mehr Sinn ergibt, wenn wir vor Ort dann für Konferenzprogramm und Abbau einen Papierplan haben, wo man gut sieht, was ggf noch offen ist und besetzt gehört. So eine Tabelle irgendwo in diesem Internet ist schnell aus den Augen, aus dem Sinn. Zumindest haben wir bei der PrivacyWeek im letzten Jahr sehr gute Erfahrungen mit dem lokalen Plan gemacht und so über 30 Helfer:innen gut koordiniert bekommen. Deshalb würde ich das gern auch jetzt bei der Subscribe10 so machen.

Bis zum Aufhängen des Papierplans sind vor allem die Arbeiten am Freitag (Aufbau und mal alles zum Laufen bringen) zu verteilen. Dafür hatte ich das Pad angelegt:
https://pads.c3w.at/code/#/2/code/edit/KIqUrOi-62wchlNDpr9ZeJsX/

Es gibt grob zwei Zeitblöcke zu belegen: Freitag 10:00-15:00 Uhr und Freitag ab 14:00 Uhr (bis Programmende). Irgendwo dazwischen wird dann der Papierplan hingehängt und die Namen aus dem Pad auf den Aushang übertragen.

Ein Helfer hatte sich schon heldenhaft eingetragen und es wäre super, wenn sich noch ein paar mehr dort eintragen würden. Ganz grandios wäre, wenn schon Freitagvormittag ab 10:00 Uhr ca. 10 Leute da wären, dann wird es weniger stressig für alle, insbesondere beim Aufbau des Streamings, da um 14:00 Uhr schon Soundcheck im Saal ist und der Workshopraum A noch etwas knifflig mit dem Setup wird. Wer “Frickeln” mag, ist hier an der richtigen Stelle. :wink:

Bei den “Teamheads”, also den “Hut-auf”-Positionen, war die Überlegung, dass es für alle etwas einfacher wird, wenn es konkrete Ansprechpartner:innen für die Bereiche gibt. Nicht nur für das Orga-Team, sondern vor allem auch für die Helfer:innen. Wenn da immer mal wieder dieselbe Person vorbeikommt und fragt, ob es noch allen gut geht, ob die Ablösung auch gekommen ist, etc., hilft das auch Neulingen, sich gut einzufinden und schafft Vertrauen, auch einfach mal mitzuhelfen. Das können ein oder zwei Personen allein für alle Helfer:innen über alle Gewerke hinweg meines Erachtens nicht mehr gut abdecken (stressfrei schon gar nicht) und daher die Idee, konkrete Ansprechpartner:innen für die einzelnen Bereiche zu benennen.

Wenn Ihr das für eine Schnapsidee haltet und eine bessere parat habt, können wir das auch super gerne diskutieren! Ich freu mich immer, noch etwas dazuzulernen, wie man Dinge noch machen und organisieren kann. :slight_smile:

Vor allem freu ich mich darauf, wenn wir gemeinsam das Event “über die Bühne” kriegen und alle dabei Spaß haben und jede*r sich ein bisschen oder auch ein bisschen mehr irgendwo einbringt. :slight_smile: Es soll sich niemand irgendwo ausbrennen, wir machen das alle, weil wir Bock drauf haben - und dabei soll es ja auch bleiben.


#15

_"Ein Helfer hatte sich schon heldenhaft eingetragen und es wäre super, wenn sich noch ein paar mehr dort eintragen würden. "

:wink:

Ja klar.

Und wie es hier heisst “et hätt noch immer jot jejange” das klappt schon alles! Freu mich.


#16

Seltsam, ich kann meinen Ausgangspost nicht mehr ändern? Macht es vielleicht mehr SInn, @jinxxproof deinen Post als extra Thread zu starten und diesen hier zu löschen? Oder zu schließen? die Leute sehen als erstes jetzt immer das nicht mehr aktuelle Doc ganz oben.
@rstockm übersehe ich oben den Bearbeitungsbereich?


#17

So, hab mich mal eingetragen. Leider kann ich nicht viel vor 14:00 dort sein, aber ich glaub ihr findet schon was für mich :slight_smile:


#18

Ich hatte mich zwar als Helfer gemeldet, muss dies aber leider wieder zurückziehen, da ich am Donnerstag eine Herz-OP habe und demzufolge leider nicht kommen kann. Hatte mich extrem gefreut. Schade.


#19

Wow. Alles gute Achim! Nächstes Jahr dann


#20

Sitze Freitags leider bis abends noch im Zug Richtung Köln…